歓送迎会は職場の人間関係を築く大切な機会ですが、すべての人が参加したいとは限りません。
仕事の疲れやプライベートの予定、そもそもお酒の席が苦手など、さまざまな理由で気が進まないこともあります。
しかし、無理に参加するとストレスになることも。
この記事では、歓送迎会を上手に断る方法や、断る際のポイントについて解説します。
直接会って断る場合のタイミング
仕事の合間を見計らって話す
幹事や上司に直接断る場合、忙しい時間帯を避けるのがマナーです。
休憩時間や終業間際など、話しやすいタイミングを選びましょう。
特に幹事が忙しくしているときに話しかけると、相手の負担になってしまうことがあります。
そのため、昼休みや仕事の切れ目など、比較的落ち着いているタイミングを見計らうことが大切です。
また、短時間で話を済ませるように心がけると、相手にも余計な気を使わせずに済みます。
相手に配慮した伝え方
「お誘いありがとうございます。申し訳ありませんが、今回は参加できません」と丁寧に伝えましょう。
理由を簡潔に述べると、相手も納得しやすくなります。
例えば、
「家族の予定がありまして」
「翌日朝が早いため今回は遠慮させていただきます」
など、具体的な理由を添えると誤解を避けやすくなります。
また、話すときの表情や態度も重要です。
申し訳なさそうな表情や、柔らかい口調で伝えることで、相手も快く受け入れやすくなります。
雰囲気を壊さないための工夫
歓送迎会の話題が出たときに、否定的な言葉を使わないようにしましょう。
「あまりこういう場は好きじゃない」などの否定的な発言は、場の空気を悪くする可能性があります。
代わりに、
「楽しんできてくださいね」や「また別の機会にご一緒できれば嬉しいです」といった前向きな言葉を添えると、場の雰囲気を壊さずに済みます。
また、可能であれば「次回は参加できるように調整します」や「落ち着いたらまたお誘いください」など、未来に向けた発言をするのも効果的です。
さらに、歓送迎会の後に「昨日の会、盛り上がりましたか？」などと軽く声をかけることで、欠席したことによる気まずさを和らげることができます。
気軽に断るための準備
断りの言葉を事前に考える
急な誘いに備えて、いくつかの断るフレーズを準備しておくとスムーズに対応できます。
・「申し訳ありませんが、今回は予定があり参加できません」
・「都合がつかないため、申し訳ないのですが欠席させていただきます」
など、自然な言い回しを複数用意しておくと安心です。
また、急な誘いにも慌てずに対応できるよう、日常的に使いやすい言葉を選んでおくとよいでしょう。
具体的な欠席理由を用意する
あいまいな理由よりも、
・「家族の予定がある」
・「翌日朝早く仕事がある」
・「体調管理のために早めに休みたい」
など、具体的な理由を伝えた方が納得されやすいです。
特に、幹事や上司に対しては、なるべく誠実に伝えることが重要です。
ただし、詳細を説明しすぎる必要はなく、簡潔かつ明確に伝えることを心がけましょう。
「最近体調が不安定なので今回は控えます」「家庭の事情で夜は外出できません」など、相手が深く追及しにくい言葉を選ぶと、角が立ちにくくなります。
周囲からの理解を得るためには
普段から職場の人と良好な関係を築いておくことで、断りやすくなります。
日常的にコミュニケーションをとっておくことで、歓送迎会を欠席しても「この人は普段からしっかり関わっているから大丈夫」と思ってもらえるようになります。
また、歓送迎会以外の場で交流を持つことも有効です。
例えば、ランチや短時間のコーヒーブレイクなどで雑談を楽しむことで、人間関係を深めておくと、歓送迎会を断ることへの抵抗感が和らぎます。
さらに、事前に「最近忙しくて夜の集まりには参加できないことが多い」と周囲に伝えておくと、理解を得やすくなります。
メールでの断り方のポイント
一斉メールと個別メールの違い
歓送迎会の案内が一斉メールで送られてきた場合、返信の仕方を考える必要があります。
一斉メールへの返信では簡潔に伝えるのが基本ですが、個別メールの場合はもう少し丁寧な表現を心がけると良いでしょう。
一斉メールに対しては、
「お誘いありがとうございます。今回は都合がつかず欠席いたします。」とシンプルに返信できます。
一方、個別メールの場合は、
「お誘いいただきありがとうございます。残念ながら今回は都合が合わず参加できません。またの機会によろしくお願いいたします。」
のように、少し丁寧な言葉を加えると印象が良くなります。
失礼にならないメッセージ例文
断る際には、感謝の気持ちを伝えつつ、簡潔に理由を述べることが重要です。
例：「お誘いいただきありがとうございます。申し訳ありませんが、今回は都合が合わず欠席させていただきます。またの機会によろしくお願いします。」
もう少し丁寧にしたい場合は、
例：「お声がけいただき、ありがとうございます。とても嬉しいのですが、今回は予定があり参加できません。また次の機会がありましたら、ぜひご一緒させていただければと思います。」
このように、ポジティブな表現を交えることで、相手に悪い印象を与えずに断ることができます。
相手の幹事に礼を尽くす方法
幹事は参加者の予定を調整し、会の準備を進める役割を担っています。
その労力に敬意を表し、感謝の気持ちをしっかり伝えることが大切です。
例：「お忙しい中、企画いただきありがとうございます。せっかくのお誘いですが、今回は都合がつかず欠席させていただきます。皆さんで楽しんでくださいね。」
このように伝えると、幹事も気持ちよく対応してくれるでしょう。
また、後日「先日の歓送迎会はいかがでしたか？」と軽く声をかけることで、欠席しても関係を円滑に保つことができます。
歓送迎会のメリットとデメリット
参加するメリットを見極める
歓送迎会は、新しい人との関係を築いたり、チームの結束を高めたりする貴重な機会です。
特に、新しく入ったメンバーとの距離を縮めるには絶好の場となります。
また、普段は仕事の話しかしない同僚や上司とリラックスした雰囲気で交流できるため、信頼関係を深めることも可能です。
参加することで、職場の雰囲気や人間関係を円滑にするメリットがあるため、こうした要素を考慮して判断することが大切です。
無理に参加した場合のデメリット
気乗りしないまま参加すると、ストレスを感じるだけでなく、場の雰囲気にも影響する可能性があります。
また、疲れている状態で無理に参加すると、翌日の仕事のパフォーマンスにも影響を与えるかもしれません。
さらに、形式的に出席するだけでは人間関係の向上にもつながらず、むしろ時間と労力を浪費してしまうことになりかねません。
無理に参加しても、得るものが少なければ意味がないため、自分の気持ちや状況を考えて判断することが重要です。
自分の優先事項を考える
歓送迎会への参加を決める際には、自分のライフスタイルや優先すべきことを見極める必要があります。
例えば、家族との時間を大切にしたい人や、趣味の時間を確保したい人にとって、歓送迎会への参加がそれを妨げるものであれば、無理に出席する必要はありません。
仕事の人間関係も重要ですが、それ以上に自分の生活を充実させることも大切です。
自分にとって何が優先すべきかを冷静に判断し、必要に応じて断る選択をすることが賢明です。
上司や同僚との関係を考慮
上司に対する配慮の仕方
上司に断る際は、「また別の機会に」と伝えると角が立ちにくくなります。
例えば、「今回は都合がつかず欠席しますが、次回の集まりにはぜひ参加したいと考えています」と伝えることで、上司も納得しやすくなります。
また、歓送迎会後に軽い声かけをすることで、関係がぎくしゃくするのを防ぐことができます。
同僚からの理解を得るには
普段のコミュニケーションを大切にすることで、欠席が誤解されにくくなります。
例えば、日常的に雑談を交わしたり、別の機会にランチを共にするなど、歓送迎会以外の場で関係を築いておくと、飲み会への参加が少なくてもスムーズに職場の輪に入ることができます。
また、事前に「最近忙しくて、夜の集まりにはなかなか参加できないんですよ」と軽く伝えておくと、断ったときの印象を和らげる効果があります。
人間関係を悪化させない伝え方
無理に断ると関係が悪化することもあるため、配慮を忘れずに伝えましょう。
たとえば、「お誘いいただきありがとうございます。申し訳ありませんが、今回は都合がつかず参加できません」と、感謝の言葉を添えて伝えると良いでしょう。
また、「また次の機会にぜひ」といった前向きな言葉を加えることで、相手も悪い印象を抱きにくくなります。
子供や家庭の事情を考慮する
家庭優先の理由をきちんと伝える
家庭の事情は正当な理由として受け入れられやすいです。
例えば、家族との時間を大切にしたいという気持ちや、家族のサポートが必要な場合は、理解を得やすい理由になります。
また、家庭の都合を優先することは、長期的な働き方のバランスを考える上でも重要です。
子供の行事と兼ね合いを考える
子供の学校行事や習い事、体調管理を理由にすると、納得されやすいことが多いです。
例えば、運動会や授業参観、習い事の発表会など、親としての責任を果たすための欠席は理解を得やすいでしょう。
また、子供の体調が優れない場合や、日々の生活リズムを守るために家で過ごすことが必要な場合も、正当な理由として伝えやすいです。
プライベートを大切にする姿勢
仕事とプライベートのバランスを保つためにも、無理な参加は避けることが重要です。
例えば、日頃の疲れを癒やすためにリラックスする時間を確保することや、趣味や家族との時間を大切にすることは、心身の健康を維持するためにも大切です。
無理に参加すると疲れがたまり、仕事のパフォーマンスにも影響を与える可能性があるため、自分の生活を優先する選択も必要です。
忘年会や送別会との違い
歓送迎会特有の気遣い
新しく入る人や退職する人への配慮が必要なため、完全にスルーするのは避けた方が良い場合もあります。
特に、新しいメンバーには温かく迎え入れる雰囲気を作ることが重要ですし、退職する人にはこれまでの感謝の気持ちを伝える場として活用するのが望ましいでしょう。
参加できない場合でも、事前に個別で挨拶をするなどの配慮があると印象が良くなります。
参加しないときの印象について
普段の付き合い方次第で、欠席しても悪印象にならないようにできます。
例えば、日頃から積極的にコミュニケーションをとっていれば、歓送迎会に参加しなくても人間関係に大きな影響を与えません。
また、欠席の際には、幹事や主役の方に個別でメッセージを送ると、誠意が伝わりやすくなります。
他のイベントとの関わり
歓送迎会だけでなく、別の機会で交流を持つことで、参加しないことへの影響を最小限にできます。
例えば、ランチや休憩時間の雑談など、日常の中で関係を築いておけば、歓送迎会に出席しなくても問題にはなりにくいです。
また、社内イベントや勉強会などの別の場で顔を合わせることで、関係を維持することができます。
職場の交流の機会は歓送迎会だけではないため、自分に合った形で関わる方法を見つけることが大切です。
まとめ
歓送迎会を断る際には、自分の気持ちを大切にしつつ、相手への配慮も忘れないことが重要です。
無理に参加することでストレスを感じるよりも、誠意を持って断る方法を考えましょう。
また、職場の人間関係を良好に保つために、普段のコミュニケーションを大切にすることも欠かせません。
